ビジネスチャットの基礎知識について

ビジネスにおいてデータやスケジュールなどの共有をすることは、円滑に事業を展開する上では非常に重要です。

ビジネスの現場では常に流動的要素をはらんでいることを念頭において状況の変化に適切に対処することで、ビジネスチャンスを掴むことにもつながります。

これまでのコミュニケーションの欠点をブレークスルーすることが期待されているのがビジネスチャットになります。

ビジネスの展開を加速化させることが期待できる

従来のビジネスシーンでは直接面談する対面や電話・メールなどが情報伝達や交渉の上では主流の手段になっていました。

重要な交渉ごとでは相対して直接話し合うことで、相互に理解が深まりリスクやベネフィットなどの共通認識を持つことが可能になると考えられていたからです。

しかしやがてビジネス環境の変化や国際的なビジネスなども活発になってくると、迅速な決断や効率的な意思決定が重視されるようになります。

このことを可能にしたのが電話やメールによるコミュニケーションだったのは確かです。

しかるにビジネスの世界ではさらに迅速性を求める潮流が主流になりつつあります。

このようなニーズに応えることが出来るのがビジネスチャットです。

日本のビジネスマンは1日平均メールの送信が12通・受信で39通が平均的で、メール1通作成するために約6分必要とされているので8時間労働のうち、実に実労働時間の16％がメール作成の為に費やされていることになるわけです。

メールのために忙殺されていては労働生産性にも悪影響を及ぼし最終的には企業収益にも直結する問題になります。

この点ビジネスチャットを導入すればリアルタイムで情報のやり取りを行うことができ、無駄なメール作成の労力などを削減することができます。

さらにほとんどのビジネスマンがスマートフォンを手にしているので移動中でも簡単にデータやスケジュールの変更などを確認することができるので、コミュニケーションもタイミングを逸することもないのです。

個人対複数のコミュニケーションも可能に

また従来の電話やメールでの情報のやり取りは、あくまで1対1が基本でした。

あるプロジェクトに複数の部署のスタッフが関与するような状況では、新規のアイデアや解決策を見出すことができたとしても、それが末端まで行き渡るまでにある程度のタイムロスを余儀なくされていました。

また情報には新鮮さが要求される場面もあります。

今この瞬間に提示して共有できてこそ真価を発揮できる類のデータなども確かに存在しています。

電話やメールでは伝達相手が限られるうえに、バイアスがかかってしまうリスクもあります。

もちろんメールではCCを活用すれば同時に必要な相手のメーラーに送信することが出来るでしょう。

しかし誰もがそのメールに目を通してくれるのかは不確実です。

これに対してビジネスチャットでは複数の相手にリアルタイムでコミュニケーションをとることができるので、円卓を囲んで一堂に会して会話している感覚で情報のやり取りをすることが可能になるのです。

またビジネスチャットでは複数の関係者が参加しているグループに誰でもメッセージを投稿することを可能にしてくれますが、それは同時にメンバーの帰属意識を高めることにもつながります。

そのため現場の技術者やデザイナー・営業担当者など横断的に多彩な人材がプロジェクトを進捗させることが必要なシーンでも各担当者への情報伝達がスムーズになり伝言ゲームのような、認識の違いに起因する誤解などの発生を防止することもできます。

働き方改革を実現、ワークライフバランスも可能に

ビジネスチャットを導入することには、リアルタイムでのコミュニケーションを可能にしてビジネスを迅速化するだけでなく、多彩な働き方を可能にすると言う別の側面でのメリットも期待出来ます。

とりわけ影響が大きいのがリモートワークやテレワークなどの領域です。

これまではリモートワークに従事しているのは主にエンジニアとされていますが、最近ではこの動向はさらに進化を見せています。

事務系の管理業務や秘書業務・顧客対応などの世界でもリモートワークの利用が拡大を見せているのです。

その背景にあるのがビジネスチャットの利用拡大であるのは明白です。

例えば夫婦共働きの世帯で幼い子供がいる家庭をモデルケースに検証してみましょう。

子供が急に体調を崩してしまって保育園などに預かってもらえない事態は珍しくありません。

近所に親御さんなどが住んでいなければ職場を休むことにならざるを得ない場合もありえます。

この点、ビジネスチャットを導入しリモートワークの就業体制を整備しておくことで、子供の看病のために出社できなくても仕事の穴をあけることなく、心安らかに仕事も看病も同時に実践することが可能になる訳です。

従前は在宅勤務を可能にするインフラが一般化されていなかったので、一部の方しかリモートワークなどのメリットを享受することができませんでした。

そんな状況のブレークスルーを可能にするのがビジネスチャットです。

これは企業などにとっても光熱費や交通費・事務管理費などのコストカットを可能にするなど大きなメリットがあります。

そのため今後はビジネスチャットのさらなる普及拡大が進むものと見込まれています。