ビジネスチャットで便利なオプションは？

ビジネスで利用できるコミュニケーションツールでは、基本的な機能はどのツールでもそれほどの差はみられません。

そのため、オプション機能で差別化を図る傾向があり、機能的に充実しているかどうかという点が、ツールを選ぶ際のポイントの一つでもあります。

導入のメリットを知ることも大切

仕事で使用するコミュニケーションツールとしてビジネスチャットの導入を検討している企業もあるかと思われます。

連絡を取ることが簡単にできる、情報の共有という点においてもメリットが大きい、グループ分けなどでチャットを使い分けることでチャットも使いやすいなどいろいろとメリットがあるため、導入することは、企業側にとっても社員にとっても効率化や情報伝達のミスの軽減につながるためメリットといえるでしょう。

職場でのコミュニケーションは重要ですが、社内、社外にいてもチャット機能を利用して社員同士で連絡が気軽に行えるという点において優れているのも事実です。

そして、メッセージに関しても間違った文章を送ってしまう場合、メールなどでは修正がきかないところですが、チャットでは消去、修正なども行えるため、便利な機能として重宝できます。

伝達のミスというのは仕事上大きなトラブルを招く可能性もでてきますが、そのようなトラブルを未然に防ぐ意味でも、利用価値があるといえるでしょう。

また、グループでの伝達などもスムーズに行える点やチャットの履歴が残っているため検索することで確認したい部分などがある場合には短時間で情報を確認できる点などもメリットといえます。

その他にも、現場での情報などもグループチャットで行えば、それを管理、指揮する側の立場の方が、チャットをチェックすることで状況の把握もしやすい点もメリットの一つです。

このように仕事上いろいろと使える機能や伝達、情報の共有など役立つことも多い点は理解しておくといいでしょう。

機能的にどのようなものが必要か

ビジネスチャットの基本機能については、どこもそれほど違いがあるというわけではありません。

ですが、オプション機能については各社さまざまな機能をつけることにより、特徴的なツールに仕上げているといえるでしょう。

そのため、導入を検討する場合には、機能的な面においていろいろとチェックしておき、必要な機能が充実しているかどうかで判断してみるというのも有効な手段です。

役立つ機能としては、主に通知設定、スマートフォンとの同機、ファイル、Todo管理などを重視しているかという点が重要です。

仕事中、連絡が入っても気付かなければ返事をするのが遅れる、重要な用件だったのに気づかなかったために仕事上のミスにつながるなどのリスクがあります。

この点からも仕事中であっても通知機能がしっかりとしていればすぐに気づくことができます。

ただし、会議中などチャットを確認できないというケースもあります。

このような場合にもさまざまな機能により音やバイブ機能でなくデスクトップ表示やアイコンでの通知、個別の色分けなど便利な設定ができる機能がついていると、利用する側も助かります。

近年ではスマートフォンの普及により多くの人が所有しています。

その点からも、外出中なども常に持ち歩く傾向もあり、コミュニケーションツールなどもスマートフォンと同時に動かすことができるほうが便利です。

そのため、同機する機能があるかどうかという点も重視してみましょう。

その他にも、ファイル、Todo管理の機能がしっかりとしているかどうかも重要です。

チャットでのやりとりだけでなく、時にはデータなどに関してやりとりすることもあります。

ファイルの共有、移動が簡単にできるというのは仕事上いろいろと都合がいい点から、ファイル管理に関しての機能などもチェックしてみましょう。

タスク編集、登録、他の人との共有、確認などにおいてTodo管理も重要なポイントの一つです。

この点も充実しているかどうかという点は重視したいところです。

機能を比較してみることで検討する

ビジネスチャットの基本的な機能、オプション機能などさまざまな点を比較してみることで、使い勝手のいいツールを選ぶということが大切です。

ただし、いくらさまざまな機能がついているからといって使いこなせなければ意味がありません。

そのため、気になるツールがあったら試してみるということが大切です。

有料のツールであってもお試し期間があるのが普通です。

そのため、一度試してみて使いやすいかどうか判断してから導入してみることができます。

機能を重視するあまり、使い勝手のよさを考慮にいれずにいると実際に使ってみても必要のない機能がある、使いたいけれどどのようにその機能を使ったらいいかわからないなどいろいろとトラブルになるケースもあります。

そのような状況に陥らないためにも、お試し期間を利用してチェックしてみるといいでしょう。

 

コミュニケーションツールは、機能性なども重視しつつ使い勝手の良さなどもチェックしておきましょう。

便利な機能を使いやすくという点を重視して使う側がストレスなく快適なコミュニケーションをとる、情報の共有をするなど仕事上役立つ機能を使い、業務効率の向上につながるツールを導入しましょう。