社外でのビジネスチャットの活用の仕方

ビジネスにおいては人と人とのコミュニケーションが必要になります。

最近は携帯電話やメール等で行うことが多いですが、さらに迅速に行えるチャットツールを利用するときがあります。

チャットツールは社内以外に使えるケースでも使えるケースがあるので、どのような活用法があるのか具体的に紹介していきます。

企業を超えたプロジェクトの情報のやり取り

ビジネスを行うとき、通常は企業内で完結するように行います。

足りないものがあれば購入したり投資をする必要がありますし、人材などでもそれに適した人がいなければ新たに採用しなければいけません。

グループ会社等があればそれぞれの経営資源の交流などがしやすくなるときもありますが、資本関係が無い場合にはあまり購入することはありませんでした。

最近は以前よりも柔軟なビジネスを行う企業が多くなっていて、一時的に提携をして互いに協力をしてビジネスをするケースがあります。

いざ企業間で協力してビジネスをしようとすると、互いの担当者同士が互いの会社同士を行き来したり、別の場所で会議をしたりしなくてはいけなくなります。

そこで、時間も場所を確保しなくてはならずコストが大幅にかかってしまうという事態を避けるためにも、ビジネスチャットを利用しましょう。

通常の利用は社内での交流用になっていますが、ネットワークにつながっていれば社外の人たちとも交流することができます。

それぞれの会社同士で自由に行えるわけではなく、互いに交流できるメンバーを制限したりできます。

誰とでも交流できるとなると操作がややこしくなったりするときもあるでしょうが、特定のビジネスに限って行うようにしておけばそれほどややこしくはなりません。

注意としては機密情報などの扱い方で、他のコミュニケーションとのセキュリティーの差を考慮して行う必要があります。

ツールによっては高度なセキュリティーを備えたものもあります。

リアルタイムに受注や発注を行える

会社間の交流において便利なのがFAXかもしれません。

電話しかなかった時、相手が留守だと繋がらない、あるいは言葉で伝えようとしても、伝えたいことをきちんと伝えたのかの情報が残りませんでした。

FAXなら書類として相手に情報を送れるので、相手が留守でも送れますし、どんな情報を送ったのかの記録も残ります。

このFAXと同様に便利なのが電子メールで、こちらも相手の不在に関係なく情報を送れ、内容も記録することができます。

ただ、いつでも送れるものの、相手からの反応などが分かりにくい問題があります。

受発注を行うときなどには一応相手に情報を送りますが、それを受けたかどうかの返事がわかりません。

互いに受けたつもり、送ったつもりなどになると正しく受発注ができないときがあります。

このような場面においても、ビジネスチャットが活躍します。

すなわち、ビジネスチャットではリアルタイムの受発注ができるということです。

1日に1回程度の受発注ならこれまで通りでよいでしょうが、1日に何回も受発注を行うビジネスにおいてはその都度確認が欲しい時があります。

この発注に対して希望の納期通りに受けられるのかをすぐに教えてほしい時に有効活用できます。

レスポンスが早いので希望の情報をすぐに受け取ることができ、その情報を元にして次の行動に出やすくなります。

「発注を受けました」等の簡単な情報がもらえるだけでも発注をした側にとっては安心できますし、万が一間違って発注してしままった場合も相手からの返事が早ければ修正などもすぐに行えます。

顧客に対するサポートを行うときに使う

会社等に機械やコンピュータシステムを提供するビジネスをするとき、導入までの間にいろいろな打ち合わせをします。

その後試験稼働などを経て本稼働に移り、本稼働後に問題なく稼働していることを確認します。

それ以降はしばらくは導入先に行くことはなく、1か月に1回ほど様子を見に行くぐらいになるかと思われます。

ただトラブルが発生した時にはその都度行く必要があるため、トラブルの原因を聞き、電話で対応ができないなら実際に現場に行って対応します。

トラブル対応は提供会社にとってはそれなりに負担になるので、軽減する方法を考えているところも多いのではないでしょうか。

そこで導入したいのがビジネスチャットです。

社外の人とインターネットを通じてリアルタイムに情報のやり取りを行い、稼働状況の確認したりトラブル時の対応などに使ったりすることができます。

トラブルに関しては問題が大きくなればなるほど修復作業が大変になりますが、問題が小さい間に対処していれば、それほど深刻にならないときもあります。

手軽に交流できる仕組みがあると、ちょっとした異変があったときにその情報を相手に伝えることができるので、提供会社もそれらの情報を元にトラブルの状況を把握し、大きな問題になる前に対処できるかもしれません。

チャットサポート専門の部署を作って対応することも可能だといえるでしょう。

 

以上の通り、ビジネスチャットを有効活用することで企業間のビジネスにおいて互いの社内に居ながら情報交換が可能になるなど、様々なメリットをもたらします。

また、リアルタイムに受発注をするときにも、すぐに確認などを行うことが可能であったり、システムを提供する会社ではサポートの仕組みで使用できたりと、社内だけに留まらず社外でも活用できる有能なツールと言えるでしょう。