ビジネスチャット選びで重要な4つのポイント

ビジネスチャットとは何かというと、仕事の業務上等で発生するコミュニケーションやデータの共有を目的とするサービスの事です。

一般的にチャットというと友人と個人的に行うものが有名ですが、ビジネスチャットは組織単位でメンバーを管理する事が可能なので、入社や退社、人事異動に合わせて容易にメンバーの管理が出来る等、ビジネスに使いやすく設計されているのが特徴です。

 

ユーザー認証で他要素認証に対応しているか？

まずビジネスチャット選びで大切なのは、ユーザー認証で他要素認証に対応しているかという点です。

どういう事かというと、ただ単にユーザー認証する為の手段がパスワードを打ち込む以外になかった場合、非常に不便です。

その為パスワード以外でもどれ位認証方法があるのかという事はチェックしておきましょう。

またユーザー毎にアクセスする権限をきちんと分ける事が出来るのかという事もあわせて調べておく必要があります。

何故なら、お店で使う場合、店長や社員、アルバイトやパートの人等色々な人が働いているからです。

全員がアクセス出来るものと、店長しかアクセス出来ないものをきちんと分けておかないと問題になります。

その為、このサービスを何人ぐらいが利用するのかや、社外の人も利用するのか等も調べてから選ぶと良いです。

ビジネスチャットの中には、利用者の登録方法や、権限の設定方法、ユーザー認証の方法によっては、一度に沢山の人がサービスを始める為の作業がわずらわしかったり、社内外の人が利用するのが難しい場合もあるので注意が必要です。

お店のアルバイトやパートの人が使う場合、ITにあまり詳しくない人もいます。

そういう場合は誰でも使い慣れている機能を備えている有名な会社のツールもあるので、そちらを選べば使い方のサポートにいちいち時間をかけなくて済みます。

あわせて外からスマートフォン等で利用する場合が多い時は、アプリの機能がどれぐらい充実しているかも調べておくと安心です。

 

情報漏えい防止の為のセキュリティシステムとコスト

またビジネスチャット選びで重要なのはセキュリティです。

ビジネスチャットはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット等の色々なデバイスからも使用する事が可能です。

その為メンバーとは簡単にコミュニケーションが取れるというメリットの反面、情報漏えい防止の為のセキュリティ対策もしっかりとしなければなりません。

そこで自分達が利用する会社が定めているセキュリティポリシーにしっかりとはまっているかをチェックする必要があります。

例えば安心して利用出来るサービスかや、メンバーとファイルを共有した時の複製や漏洩をきちんと防いでくれる機能はついているか、社外のメンバーと承認なしではやり取りが出来ないようになっているか等です。

他にもスマートフォンから利用した場合、端末にデータが残ってしまわないかや、端末をなくしてしまった時に情報漏洩を防ぐ機能がついているか等もチェックしておきましょう。

そして大切なのはセキュリティシステムだけではありません。

コストも非常に重要なチェックポイントの一つです。

いくら利便性が高く、導入効果が期待出来ても、コストが莫大であれば導入する事が出来ません。

もちろん無料プランがついているビジネスチャットサービスもありますが、やはり有料のものと比べると使える機能が少ないというデメリットもあります。

その為ビジネスチャットを導入する場合、多少機能が制限されてもとにかくコストを安く抑えたいという場合は無料プランを利用すれば良いですし、有料でも機能性の高いサービスを利用したい人は有料プランを選ぶと良いです。

 

どれくらいの規模で利用するかによってサーバー環境を決める

サーバー環境を決めるというのもビジネスチャット選びでは大切なポイントです。

例えばどれくらいの規模で利用するかによってサーバー環境を決めると失敗しないで済みます。

チェックポイントとしてはまずCPUです。

CPUはサーバーの頭脳の部分であり、情報の処理能力を決定付ける大切な部分です。

基本的には数字が大きいほど処理能力が高いのでなるべく数字が大きいものを選ぶと良いです。

次にメモリです。

メモリはCPUが情報を処理する為の作業スペースのようなもので、一度に開いて作業可能なソフトの最大値を示しています。

メモリもCPUと同様数字が大きいほどスペックは高いので、なるべく容量が大きいものを選びましょう。

他にも表示速度や、転送量も重要です。

表示速度が遅ければストレスがたまりますし、情報の転送量が多いとサーバーに大きな負荷がかかってしまう為、転送量が制限されているので、なるべく多い所を選びましょう。

あとサポート体制がしっかりしているかというのも重要なチェック項目です。

一般的にサーバーは365日休む事無く動き続ける事を想定しておかなければなりません。

しかし時には何かしらのトラブルが発生する事もあります。

トラブルが起こった時に、サーバーを運営している会社がすぐにサポートしてくれる体制になっているかというのも忘れずにチェックしておくと、何かあったときに安心です。

このようにビジネスチャット選びには重要なポイントが複数あるので、導入する前にしっかりと調べておく必要があります。