ビジネスチャットの利用は人数規模で考える

ビジネスチャットは販売しているベンダーにより機能が多種多様となっているので、どれを利用すれば良いのかが分からないという人も少なくありません。

ですので、この記事では具体的にどのようなことに注目してビジネスチャットを選べば良いのかについて解説していきます。

この記事を読むことによってビジネスチャット選びの参考になれば幸いです。

 

使い道や利用する人数などによってサービスを選ぶ

ビジネスチャットは電話や電子メールと同様にコミュニケーションをとるための方法の1つです。

しかしビジネスチャットを会社に取り入れればスムーズにコミュニケーションが出来るという魔法のようなものではありません。

会社がどのようなコミュニケーションをとりたいのかをはっきりさせて、その目的に最も適しているサービスを選ぶ必要があります。

例えば、社員全員の通常の業務におけるコミュニケーションをとりたいのであれば規模が大きなメンバーを管理するのに対応しているビジネスチャットを選ぶことが必要です。

その一方で、デザイナーやエンジニアなど技術職の社員がプロジェクト毎に利用する使い方であれば、すでに導入しているツールと連携したり、プロジェクトを管理する機能が付いているサービスを選んだ方が良い場合もあります。

使い道で選ぶ方法にも関わってきますが、どれくらいの人数の規模でビジネスチャットを利用するかというところにも注目するのが良い方法の1つです。

規模が小さいグループであれば簡素なチャット機能に絞り込んでいるサービスでも充分事足りる可能性が高いかも知れません。

ところが100名以上のグループや千名から数万人といった規模の大きな組織でビジネスチャットを採用することを検討している場合は、社内のプロジェクトや部署ごとにグループ管理が行いやすいかどうかや大勢で利用することによってかかる負荷に耐えられるだけの性能があるのかといったことに注目する必要があります。

 

サービスの使い勝手にも注目してみる

自分の会社で使っている人数にサービスが対応しているかを確認するためには販売しているベンダーが公式サイトなどで公開している導入事例などを確認するのが良い方法の1つです。

事業内容や人数など、自分の会社に似た事例があるかどうかをチェックすることで見極めることが出来ます。

利用する人数や使い道など自分の会社の条件を満たしているビジネスチャットを幾つかに絞り込むことが出来た場合は、使い勝手についても着目していくのが良い方法の1つです。

使い勝手は現場の社員が使いやすいのはもちろんのこと、管理者がグループ管理やメンバー管理、セキュリティマネジメントが行いやすいのかどうかということも含まれています。

ビジネスチャットの中には直感的に操作出来て説明書が必要ないものもありますし、専門知識をすでに習得している方がより一層快適に利用することが出来るものもある訳です。

有償版のビジネスチャットであっても、無料で使えるお試し期間を設定しているサービスも存在するため導入することを検討しているサービスをある程度絞り込むことが出来たらお試し期間を有効活用してみるのも、おすすめ出来る方法の1つになります。

ビジネスチャットを社内に取り入れることによって時間や場所など働いている状況を選ぶことなくリアルタイムでコミュニケーションを円滑にとることが可能です。

このことによって電話や電子メール、対面では解決することが出来ない課題を解決するのに役立ちます。

 

セキュリティ対策が施されているかも確認する

ビジネスチャットはパソコンの他にタブレット端末やスマートフォンなど色々なデバイスからアクセスすることが可能です。

ですのでコミュニケーションが気軽にとれる一方でセキュリティ対策も充分に施す必要があります。

そのため自分の会社の情報システムを管理する部署が決めたセキュリティポリシーに適合した仕様なのかどうかを確認することが必要です。

安心することが出来るベンダーが提供しているサービスなのかどうかや自分の会社に所属していない人物と承認することなくやり取りすることが可能になっていないか、ファイルを共有するときに情報漏洩やコピーを防止する機能が搭載されているかなど導入することを検討しているものが基準や条件を満たしてサービスなのかどうかを改めてチェックする必要があります。

そしてビジネスチャットは一般的なコミュニケーションだけではなくテレワークや取引先でのやり取りなど色々な場面で活用することが可能なので、近頃注目されている働き方改革にも適用することが可能です。

ビジネスチャットは販売しているベンダーによって特徴や機能が異なります。

自分の会社では、どのように使うのかを利用人数などのポイントを押さえた上で相性が良好なサービスを選ぶことが必要です。

会社の内部のコミュニケーションがスムーズになることによって生産性が向上することにも繋がるだけではなく社員同士の関係が良くなることも期待することが可能なので、この機会に導入することを検討するのが良い方法になります。